Black Swamp Classic

Le défi

Le Black Swamp Classic est un tournoi de golf caritatif de deux jours, jumelé à un gala, qui se déroule dans le nord-ouest de l’Ohio et amasse des fonds pour des programmes voués à la santé et au mieux-être des jeunes, par l’intermédiaire de la Fondation Braden Kramer et des YMCA des comtés de Findlay et de Putnam. Depuis 1999, l’événement réunit des élus locaux, des commanditaires, des entreprises de la région, des golfeurs et des bénévoles.

Pour son 25e anniversaire, le Classic avait besoin d’un programme de communication événementielle digne de ce jalon, capable de porter une identité cohérente à travers le tournoi de golf, le gala « Extravaganza » et tous les autres moments forts de l’événement.

L’agence partenaire en articles promotionnels du tournoi a pris en charge l’ensemble du projet : imprimés, emballages sur mesure, vêtements à l’effigie du tournoi, trousses VIP, signalétique et démarche en matière de développement durable. Le résultat : la meilleure édition du Classic à ce jour, avec plus de 300 000 $ de recettes nettes.

Cette étude de cas sur un programme d’image de marque événementielle montre comment les articles promotionnels, la signalétique, les emballages, les vêtements et les choix en matière de développement durable peuvent se combiner pour créer une expérience plus cohérente lors d’un événement caritatif.

La solution

Le programme de promotion de l’événement s’est amorcé avec la remise d’une trousse de golf VIP soigneusement composée, présentée dans un coffret personnalisé à l’effigie de la marque et accompagnée d’un message commémoratif. Chaque trousse comprenait une fourchette à gazon, une pièce commémorative, un nettoyeur de balles de golf, un marqueur de balle magnétique, des balles de golf, un manchon isotherme personnalisé et un polo haut de gamme à motif répété. Les participants ont aussi reçu une casquette personnalisée arborant un emblème en relief lié à l’image de marque du Classic.

À partir de là, l’agence a décliné l’identité visuelle sur les deux journées au Findlay Country Club. La signalétique sur le parcours, les imprimés, les invitations et les tenues des bénévoles ont donné à l’événement une image cohérente, de l’accueil jusqu’à la finale de l’Extravaganza. Une étiquette à bagage munie d’un code QR renvoyant aux actualités de l’événement a permis aux participants de rester informés tout au long de la fin de semaine.

L’équipe a aussi remis des gourdes réutilisables PATH à tous les participants – plus de 350 en deux jours -, ce qui a permis d’éliminer complètement le plastique à usage unique. Le coût total du programme s’est élevé à environ 46 000 $.

Conception d’une trousse VIP

Des coffrets personnalisés portant un message d’anniversaire donnaient le ton avant même que les participants ne les ouvrent. Chaque objet, de la médaille commémorative au polo, rappelait les 25 ans d’existence du Classic.

Une stratégie de marque de bout en bout

L’agence spécialisée en articles promotionnels s’est occupée de la signalétique, du matériel promotionnel, des invitations, des tenues des bénévoles et des trousses à l’effigie de la marque, donnant à l’événement une identité visuelle cohérente qui s’est maintenue tout au long des deux journées et sur tous les sites.

Développement durable

L’agence a remis des gourdes réutilisables PATH à plus de 350 participants, ce qui a permis d’éliminer les bouteilles d’eau en plastique à usage unique – une contribution concrète, en phase avec la mission communautaire de l’événement.

Résultats

Ce programme a permis au Black Swamp Classic de vivre sa meilleure édition en 25 ans d’existence. L’événement a récolté plus de 300 000 $ de recettes nettes en deux jours, mobilisé plus de 400 participants et bénévoles, et attiré un nombre record de plus de 120 invités au gala « Extravaganza ».

Le travail de communication a permis de bâtir une expérience cohérente, de la première impression jusqu’au toast final. Les trousses VIP ont offert aux participants un souvenir mémorable avant même qu’ils n’atteignent le premier tertre de départ. La signalétique, le matériel promotionnel et les vêtements, tous cohérents, ont porté l’identité de cet anniversaire dans chaque aspect de l’événement. Et les gourdes PATH remises ont permis d’éliminer les bouteilles d’eau en plastique à usage unique sans coût additionnel pour les organisateurs – un détail qui a mis en valeur les principes du Classic aussi clairement que tout autre élément de communication de la marque.

Le Classic a déjà retenu les services de la même agence d’articles promotionnels pour l’an prochain.

« Ce qui rend ce partenariat si important, ce n’est pas seulement la qualité des produits, mais aussi l’engagement personnel dont fait preuve leur équipe envers le Classic. Depuis des décennies, ils s’investissent pleinement dans cet événement, sa mission et ses bénéficiaires, et leur contribution va bien au-delà des produits. »

Chris Webb, président du Black Swamp Classic